Ví dụ về 4 chức năng của quản trị

Câu hỏi: Ví dụ về 4 chức năng của quản trị ?

Trả lời: 

Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng doanh số bán thì không chỉ cần có chính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối với nhân viên bán hàng mà còn phải tăng chi tiêu cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. Một định nghĩa khác nêu lên rằng Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước.

Cùng Top lời giải tìm hiểu thêm về chức năng của quản trị nhé!

1. Quản trị là gì?

Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức. Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức. Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

2. Bản chất của quản trị

Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một. 

Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau. Phải có chủ thể quản trị.  Đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục. Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng.  Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc. Phải có một nguồn lực. Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.

3. Chức năng của quản trị

a, Hoạch định

- Là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó. Tất cả các nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định. Hoạch định không những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức.

Tác dụng của hoạch định:

- Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.

- Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu.

 - Tập trung vào các mục tiêu tránh lãng phí.

- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức.

- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

- Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.

Mục tiêu- nền tảng của hoạch định: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Sứ mạng (Mission): Sứ mạng là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức. Sứ mạng mô tả các khát vọng, các giá trị và những lý do hiện hữu của một tổ chức. Nội dung của bản sứ mạng thường chỉ rõ các khách hàng, thị trường và các hướng nỗ lực mong đợi. Một bản sứ mạng tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch một cách có hiệu quả. Chính vì lẽ đó, trước khi hoạch định các mục tiêu và kế hoạch hoạt động các nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức. Tầm nhìn (Vission): Tầm nhìn như là một bản đồ chỉ ra lộ trình một công ty dự định để phát triển và tăng cường các hoạt động kinh doanh của nó. Tầm nhìn vẽ ra một bức tranh về nơi mà công ty muốn đến và cung cấp một sự chỉ dẫn hợp lý cho việc đi đến đâu. Mục đích của tầm nhìn để tập trung làm sáng tỏ: (1) Phương hướng tương lai của công ty; (2) Những thay đổi về sản phẩm, khách hàng, thị trường và công nghệ của công ty để hoàn thiện: vị thế thị trường hiện tại, triển vọng tương lai Mục tiêu (Goal/ Objective): Những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là phương tiện để thực hiện sứ mạng của tổ chức. Qua thời gian các mục tiêu có khuynh hướng tịnh tiến đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của tổ chức có thể có nhiều mục tiêu

b. Chức năng tổ chức

 Nội dung chức năng tổ chức được xem xét bao gồm việc phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, và những cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức ví dụ như vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền, và ủy quyền trong quản trị. Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là: (1) Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.

Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức Có 6 nguyên tắc

1. Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.

2. Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.

3. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau.

4. Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.

5. Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.

6. Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những giới hạn nhất định.

c. Lãnh đạo

Chức năng quản trị chỉ đạo là việc xác định công việc của mỗi nhân viên để có kế hoạch chỉ đạo hướng dẫn chi tiết. Kết quả công việc nhận được từ mỗi cán bộ nhân viên sẽ được tối ưu, đạt hiệu quả cao hơn nếu quản lý có những chỉ đạo và định hướng rõ ràng.

Nhà quản trị sáng suốt và thông minh là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực, dễ hiểu và thường xuyên xem xét các mục tiêu công việc, thảo luận các chỉ đạo của mình cùng các cố vấn. 

Chức năng chỉ đạo tốt khi chức năng của nhà quản trị được thể hiện rõ nét, nhà quản trị biết tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên sẽ giúp cho nhân viên phát huy hết năng lực và đóng góp lớn nhất vào doanh nghiệp.

d. Kiểm soát

Kiểm soát nghĩa là những công việc theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, quản lý hiệu quả công việc của nhân viên, xem xét liệu rằng các nhân viên có đáp ứng đúng mục tiêu công việc đưa ra hay không. 

Chức năng quản trị kiểm soát giúp thiết lập tiêu chuẩn các hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra những KPI hợp lý và đo lường, lập báo cáo hoạt động thực tế cho doanh nghiệp. 

Chức năng kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn rộng và thực tế trong hiệu quả kinh doanh, đưa ra các dự báo rủi ro và kế hoạch phòng ngừa cũng như phát triển hợp lý trong tương lai.