Nêu sự khác biệt của lề trang và lề đoạn văn?

Câu hỏi: Nêu sự khác biệt của lề trang và lề đoạn văn?

Trả lời:

Sự khác biệt của lề trang văn bản và lề đoạn văn bản, đó là:

+ Lề đoạn văn bản là khoảng cách tương đối của đoạn văn bản đến lề trang.

+ Lề trang văn bản là biên ngoài của vùng chứa văn bản trên trang in.

Cùng Top lời giải tìm hiểu nội dung Trình bày trang văn bản và in dưới đây nhé.

1. Trình bày trang văn bản

- Các yêu cầu cơ bản khi trình bày trang văn bản:

+ Chọn hướng trang: Hướng đứng, hướng nằm.

+ Đặt lề trang: Lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới.

Lưu ý 1:

+ Đừng nhầm lề trang với lề đoạn văn. Lề đoạn văn được tính từ lề trang và có thể "thò" ra ngoài lề trang.

+ Văn bản có nhiều trang, trình bày trang có tác dụng đến mọi trang của văn bản.

2. Chọn hướng trang và đặt lề trang

    • Vào File → Page Setup → Xuất hiện hộp thoại, chọn thẻ Margin. Trong đó:

    • Portrait: Trang đứng.

    • Landscape: Trang nằm ngang.

    • Top: Lề trên.

    • Bottom: Lề dưới.

    • Left: Lề trái.

    • Right: Lề phải.

    • OK để chấp nhận.

Lưu ý: em có thể xem hình minh hoạ góc dưới bên phải hộp hội thoại để xem trước tác dụng.

3. In văn bản

- Xem văn bản trước khi in: 

- In văn bản:

+ Lựa chọn trang in mong muốn

+ Nháy OK

4. Lưu ý khi trình bày trang văn bản 

Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .

Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

Kiểu trình bày văn bản

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

• Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
• Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
• Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
• Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Trong đó:

- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN).

Lưu ý:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

Về kỹ thuật soạn thảo văn bản, cần chú ý một số điểm sau 

Khi viện dẫn văn bản để làm căn cứ pháp lý, hoặc viện dẫn văn bản khác phải ghi thật chính xác, đầy đủ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản của ai? để tiện tra cứu.

Việc đánh số: Các phần, chương dùng số La mã: I, II, III…; các mục trong mỗi chương dùng chữ in hoa: A, B, C…; các điều, các đoạn trong mỗi mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3…; trong mỗi đoạn dùng chữ thường: a, b, c…có thể đề trước mỗi phần nhỏ gạch nối (-).

Không nên viết tắt hay dùng chữ tắt, những danh từ kép dài đã quen dùng chữ tắt thì lần đầu trong văn bản phải viết đầy đủ, sau đó viết tắt (Uỷ ban nhân dân viết tắt là: UBND). Không dùng chữ số “1” thay cho chữ “một” khi chữ đó không chỉ số lượng (Ví dụ: “Nhân dân một lòng đi theo Đảng”, hoặc “Dân tộc Việt Nam là một..”

Trường hợp phải dùng tiếng nước ngoài thì khi viết phải viết từ được dịch ra tiếng Việt hoặc phiên âm cho dễ đọc, còn nguyên chữ nước ngoài đặt trong dấu ngoặc đơn, hoặc tên tắt các tổ chức quốc tế thì viết tên tiến Việt trước, chữ viết tiếng nước ngoài sau (Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO)).

Khi soạn thảo và ban hành văn bản ngoài việc phải đảm bảo nội dung, thì việc sử dụng văn phong hành chính phải chính xác, dễ hiểu và thống nhất, trình bày văn bản phải đúng kỹ thuật theo quy định. Tất cả những điều đó thể hiện kỹ năng chuyên nghiệp của cán bộ, công chức; tính nghiêm trang, thẩm mỹ của văn bản, trình độ phát triển và tính thống nhất của một nền hành chính hiện đại.