Khối ô là tập hợp nhiều ô kế cận tạo thành hình chữ nhật. Địa chỉ khối ô được thể hiện như câu nào sau đây là đúng?

Câu hỏi: Khối ô là tập hợp nhiều ô kế cận tạo thành hình chữ nhật. Địa chỉ khối ô được thể hiện như câu nào sau đây là đúng?

A. B1;H15       

B. B1…H15 

C. B1:H15    

D. Câu B và C đúng.

Trả lời: 

Đáp án đúng là C. Địa chỉ khối ô được thể hiện đúng là B1:H15

Cùng Top lời giải tìm hiểu về các thành phần chính trên trang tính và một số thao tác excel cơ bản cho nhân viên văn phòng nhé !

I. CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH VÀ DỮ LIỆU TRÊN TRANG TÍNH

Trang tính: là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ biểu diễn một cách trực quan các số liệu trong bảng

Ô tính: Ô tính là trang tính đc chia thành các hàng các cột , là miền làm việc chính của bảng tính. Vùng giao nhau giữa cột là ô tính dùng để chứa dữ liệu.

1. Bảng tính

- Một bảng tính có nhiều trang tính. Khi mở một trang tính mới thường có 3 trang tính, các trang tính được phân biệt bởi tên trang.

- Trang tính được kích hoạt là trang tính đang được hiển thị trên màn hình, có nhãn trang màu trắng, tên trang viết bằng chữ đậm.

- Để kích hoạt một trang tính, em cần nháy chuột vào nhãn trang tương ứng.

2. Các thành phần chính trên trang tính

- Hộp tên: là ô ở góc trên, bên trái trang tính, hiển thị địa chỉ của ô được chọn.

- Khối: Là một nhóm các ô liền kề nhau tạo thành hình chữ nhật. Khối có thể là một ô, một hàng, một cột hay một phần của hàng hoặc của cột.

- Thanh công thức: Thanh công thức cho biết nội dung của ô đang được chọn.

3. Chọn các đối tượng trên trang tính

- Chọn một ô: Đưa con trỏ chuột đến ô đó và nháy chuột.

- Chọn một hàng: Nháy chuột vào nút tên hàng.

- Chọn một cột: Nháy chuột tại nút tên cột.

- Chọn một khối: Kéo thả chuột từ một ô góc (ví dụ, ô góc trái trên) đến ô ở góc đối diện (ô ở góc phải dưới). Ô chọn đầu tiên sẽ là ô được kích hoạt).

4. Dữ liệu trên trang tính

- Hai dạng dữ liệu thường dùng:

a. Dữ liệu số

- Dữ liệu số là các số từ 0, 1,…, 9, dấu (+) chỉ số dương, dấu (-) chỉ số âm, dấu (%) chỉ tỉ lệ phần trăm.

- Chế độ ngầm định thì ô dữ liệu số được canh lề phải.

- Thông thường dấu (,) để ngăn cách hàng ngàn, dấu (.) để ngăn cách số thập phân.

b. Dữ liệu kí tự

- Dữ liệu kí tự là dãy các chữ cái, chữ số và các kí hiệu.

- Chế độ ngầm định của dữ liệu kí tự là canh thẳng lế trái.

II. Một số thao tác excel cơ bản cho kế toán và văn phòng

1. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.

2. Chọn tất cả dữ liệu

Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.

3. Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột hoặc cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện:
Chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó nhấn Copy trên menu (Ctrl+C)

Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào và chọn Paste Special trên menu (hoặc Alt+E -> sau đó nhấn phím S)
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK

4. Tạo một Shortcut Menu mới

Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:

File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.

5. Cách thêm một đường chéo trong ô

Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.

6. Ẩn hoặc hiện dòng

Khi thao tác với các bảng tính Excel quá dài, vậy để ngắn bớt xem cho dễ hơn chúng ta hãy cho ẩn bớt các dòng đi, khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng.

Ẩn dòng đi mọi người hãy bôi đen các dòng cần ẩn đi và chọn đến menu 

Format –> Row–> Hide hoặc chúng ta có thể nhấn chọn chuột phải chọn và chọn đến Hide.

Muốn hiển thị lại dòng đã ẩn hãy bôi đen hai dòng gần nhất với vùng đã ẩn (nếu ẩn dòng 4 thì bạn phải bôi đen dòng 3 và 5 như hình dưới)

 –> Format–> Row–> Unhide Hoặc sau khi đã bôi đen hai dòng liền kề hãy nhấn chọn chuột phải –> Unhide

7. Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng

Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.

Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.

8. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng

Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter. Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này.