Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức là

Cùng Top lời giải trả lời chính xác nhất cho câu hỏi trắc nghiệm: “Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức đòi hỏi phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây, ngoài trừ” kết hợp với những kiến thức mở rộng về Cơ cấu tổ chức là tài liệu hay dành cho các bạn học sinh trong quá trình luyện tập trắc nghiệm.

Trắc nghiệm: Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức đòi hỏi phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây, ngoại trừ:

A. Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

B. Tuân thủ tiến trình của chức năng tổ chức ở những tổ chức khác tương tự với mình

C. Môi trường vĩ mô, vi mô và công nghệ của doanh nghiệp

D. Các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực

Trả lời:

Đáp án đúng: B. Tuân thủ tiến trình của chức năng tổ chức ở những tổ chức khác tương tự với mình

Để thiết kế bộ máy tổ chức không cần phải tuân thủ tiến trình của chức năng tổ chức ở những tổ chức khác tương tự với mình

Kiến thức mở rộng về cơ cấu tổ chức

1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức

Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.

Tác giả H. Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa”.

Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước”.

Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ đã định trước.

Từ khái niệm trên, chúng ta có thể thấy, cơ cấu tổ chức thường có 4 yếu tố cơ bản:

- Chuyên môn hóa: Mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định.

- Quyền hạn và trách nhiệm: Mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩm quyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đối với nhiệm vụ đã thực hiện.

- Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗi một bộ phận tuỳ thuộc vào mô hình cơ cấu tổ chức chung.

- Mối liên hệ qua lại: Tùy thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổ chức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định với nhau. Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau. Mức độ uỷ quyền phụ thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt là phong cách mà nhà quản lý lựa chọn.

2. Quan điểm và nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị

a. Quan điểm quản lý cổ điển về cơ cấu tổ chức

Đối với những nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hòa, phối hợp trong nội bộ doanh nghiệp không quan trọng. Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi phân công trong nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động được tổng hợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp.

b. Lý luận quản lý hiện đại về thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng, thiết kế tổ chức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất (chất lượng) của công nhân viên của doanh nghiệp quyết định. Về mặt này, nghiên cứu của một số học giả Mỹ về quản lý đều thừa nhận tính hữu hiệu của lý luận này. Họ cho rằng, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là vấn đề quan trọng có liên quan đến thành công của doanh nghiệp.

Các bước thiết kế cơ cấu cơ bản

Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu của nhiệm vụ

Căn cứ vào những nguyên tắc của khái niệm dị biệt và tổng hợp, trước hết người ta ghép những nhiệm vụ cùng loại với nhau. Điều đó vừa có ích, cho việc triệt tiêu dị biệt, vừa có thể thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối và tổng hợp. Sau đó là đem những đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp ghép lại với nhau. Như thế sẽ dễ cho việc thông qua các tầng nấc quản lý để điều phối hoạt động sản xuất của doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo thống nhất. Do đó những đơn vị có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với nhau. Nhưng nếu có một số đơn vị mà mức độ dị biệt nhỏ, mức độ nương tựa lẫn nhau tương đối ít hoặc ngược lại, mức độ dị biệt lớn, mức độ nương tựa lẫn nhau cũng cao thì việc phân định nhiệm vụ cho những đơn vị đó sẽ đi theo xu hướng phức tạp hóa. Trong tình hình như vậy người ta phải có sự lựa chọn, tức là khi phân định cần nhấn mạnh chuẩn mực của mức độ dị biệt đồng thời nhấn mạnh cả chuẩn mực của mức độ tổng hợp.

Bước 2: Phương pháp thiết kế tổng hợp

Đó là bước thứ hai của việc thiết kế cơ cấu cơ bản. Như đã nói trên, việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp và phương thức thiết kế. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng nhất và chủ yếu nhất là căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị để hoạch đinh cơ cấu quản lý kinh doanh. Nhưng kết quả nghiên cứu của Lorsch và P.R. Lawrence cho thấy, ngoài cơ cấu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp ra, còn cần có một số biện pháp tổng hợp khác mới có thể tổ chức một cách hữu hiệu hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

 Bước 3: Thiết kế tốt các đơn vị trực thuộc

Trọng điểm của bước này là thiết lập một cơ chế vận hành tốt. Việc giải quyết tốt mối quan hệ giữa nhiệm vụ của bộ phận và nhu cầu của các thành viên có ý nghĩa đặc biệt đối với vấn đề khích lệ công nhân viên. Do đó phải thiết kế tốt tiêu chuẩn công tác chế độ thưởng phạt và những chế độ quy tắc chặt chẽ của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn nữa là việc thiết kế cơ cấu lãnh đạo bộ phận và cơ chế giám sát phải có lợi cho việc điều hòa. phối hợp mối quan hệ giữa các bộ phận chứ không phải là ngược lại.

Về cơ chế vận hành, chúng ta không những phải xét đến cơ chế vận hành trong nội bộ các đơn vị, mà còn phải xét đến cơ chế vận hành lớn phục vụ cho toàn bộ doanh nghiệp, tức là vừa phải thiết kế cơ chế vận hành khuyến khích sự dị biệt, vừa phải thiết lập cơ chế vận hành tổng thể nhằm xúc tiến việc tổng hợp và điều hòa, phối hợp. Để xí nghiệp có thể thích ưng được với những thách thức của hoàn cảnh, cần phải thiết kế một chế độ khen thưởng và tiêu chuẩn công tác vừa có lợi cho việc khuyến khích dị biệt vừa có lợi cho việc xúc tiến tổng hợp và điều hòa, phối hợp.

Khi thiết kế cơ cấu cơ bản và cơ chế vận hành của doanh nghiệp, còn cần phải xem xét vai trò và ảnh hưởng của nó đối với việc giải quyết mâu thuẫn và xung đột trong nội bộ doanh nghiệp. Cơ cấu cơ bản cần làm cho mối liên hệ và sự điều hòa, phối hợp giữa các bộ phận được quán triệt đến từng nhân viên cụ thể có khả năng đảm nhận nhiệm vụ đó. Nếu bổ nhiệm những nhân viên đó tham gia ý kiến vào quyết sách của doanh nghiệp thì có thể hình thành một cơ chế giải quyết mâu thuẫn và xung đột trong nội bộ doanh nghiệp một cách hữu hiệu.

c. Tiêu chuẩn đánh giá và thiết lập cơ cấu tổ chức

- Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

- Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của doanh nghiệp.

- Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định.

- Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo .

- Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả.

- Các thành viên trong Ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao?

- Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng.

- Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả cao.