Ý nghĩa của việc phân tích môi trường hoạt động của tổ chức?

Câu hỏi: Ý nghĩa của việc phân tích môi trường hoạt động của tổ chức?

Lời giải:

Ý nghĩa của việc phân tích môi trường hoạt động của tổ chức là: 

- Nhóm các yếu tố môi trường vĩ mô là những yếu tố bên ngoài có tác động gián tiếp đến DN. Mặc dù không tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, nhưng mỗi khi có sự biến đổi về nhân khẩu, về thu nhập dân cư, cơ sở hạ tầng hay sự ra đời của 1 công nghệ mới….đều có những tác động dây chuyền đến DN. Đồng thời sự khan hiếm hay dồi dào tài nguyên, sự cởi mở hay bảo thủ của luật pháp đều là những yếu tố mà nhà quản trị phải quan tâm khi ra quyết định quản trị.

- Nhóm các yếu tố môi trường vi mô luôn có những tác động trực tiếp đến sự tồn tại của DN, bởi 1 DN sẽ không thể tồn tại được nếu không có người tiêu thụ sản phẩm, người cung cấp nguyên vật liệu hay không duy trì được vị thế cạnh tranh so với đối thủ. Đồng thời thông qua việc bảo vệ quyền lợi riêng, các nhóm có quyền lợi trong QN luôn tìm cách tác động trực tiếp đến các quyết định QT. Thêm vào đó, sự can thiệp của các cơ quan Chính phủ nhằm duy trì hiệu lực của luật pháp sẽ có những tác động nhất định, thậm chí có thể làm cho DN phải đóng cửa.

- Như vậy, tất cả các yếu tố trên tác động vào DN dù dưới hình thức trực tiếp hay gián tiếp đều đem lại những hệ quả nhất định đối với hoạt động QT. Mặc khác các yếu tố này luôn luôn biến đổi không ngừng, do đó đòi hỏi các nhà quản trị phải có sự sáng tạo trong mỗi quyết định quản trị.

Cùng Top lời giải đi tìm hiểu về môi trường hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp nhé.

I. Khái niệm và phân loại môi trường hoạt động của tổ chức

1. Môi trường hoạt động của tổ chức

Môi trường là khái niệm dùng để chỉ các yếu tố, các lực lượng, các thể chế tồn tại bên ngoài của tổ chức mà các nhà quản trị khó hoặc không kiểm soát được chúng nhưng chúng lại ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức. Mục đích của việc nghiên cứu môi trường là để giúp đỡ những nhà quản trị có thể nhận diện được những cơ hội và các mối đe doạ mà môi trường có thể đem lại cho tổ chức.

2. Phân loại môi trường hoạt động của tổ chức

Gồm 

- Môi trường vĩ mô (môi trường tổng quát)

_ Môi trường vi mô (môi trường đặc thù)

3. Môi trường vĩ mô :

* Đặc điểm :

_ Các yếu tố của môi trường vĩ mô thường tác động 1 cách gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức.

_ Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực khác nhau có thể có chung 1 môi trường vĩ mô, cho nên người ta hay gọi môi trường này là môi trường tổng quát.

_ Các yếu tố của môi trường vĩ mô có mối quan hệ tương tác với nhau để cùng tác động lên 1 tổ chức.

* Các yếu tố cơ bản :

_ Kinh tế (là yếu tố quan trọng nhất)

_ Chính trị – chính phủ

_ Xã hội – dân cư

_ Tự nhiên

_ Kỹ thuật – công nghệ

4. Môi trường vi mô :

* Đặc điểm :

_ Các yếu tố của môi trường vi mô thường tác động 1 cách trực tiếp đến hoạt động vàa kết quả hoạt động của tổ chức.

_ Mỗi 1 tổ chức dường như có 1 môi trường vi mô đặc thù của mình.

_ Các yếu tố của môi trường vi mô thường đơn lẻ tác động đến mỗi tổ chức.

* Các yếu tố cơ bản :

_ Đối thủ cạnh tranh

_ Khách hàng

_ Người cung cấp

_ Đối thủ tiềm ẩn

_ Sản phẩm thay thế

_ Các nhóm áp lực

II. Phân tích môi trường bên trong của doanh nghiệp

Phân tích môi trường bên trong của doanh nghiệp là việc nghiên cứu các yếu tố thuộc về bản thân doanh nghiệp nhằm xác định những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, trở thành cơ sở để thực hiện xây dựng ma trận phân tích, đánh giá tổng hợp về các yếu tố của môi trường bên trong doanh nghiệp.

Các yếu tố để tiến hành phân tích môi trường bên trong doanh nghiệp bao gồm:

– Nguồn nhân lực: là yếu tố đầu tiên của tổ chức nhân sự mà nhà quản trị cần phân tích đánh giá. Nhân lực trong một doanh nghiệp bao gồm cả quản trị cao cấp và quản trị viên thừa hành. Nhà quản trị cao cấp: khi phân tích nhà quản trị cao cấp ta cần phân tích trên ba khía cạnh cơ bản sau: Các kỹ năng cơ bản (kỹ năng kỹ thuật chuyên môn, năng lực nhân sự, kỹ năng làm việc tập thể và năng lực của tư duy)

– Đạo đức nghề nghiệp như: động cơ làm việc, tận tâm với công việc, có trách nhiệm trong công việc, trung thực hành vi, tính kỷ luật và tự giác trong tập thể. Những kết quả đạt được và các lợi ích mà nhà quản trị sẽ mang lại cho doanh nghiệp.

– Người thừa hành: Phân tích người thừa hành dựa vào các khả năng chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và thành tích đạt được trong trong quá trình làm việc. Phân tích và đánh giá khách quan nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch nhân sự, triển khai thực hiện việc đào tạo và tái đào tạo cho các thành viên, từ nhà quản trị cấp cao đến người thừa hành, nhằm đảm bảo thực hiện chiến lược thành công bền vững.

Nguồn lực vật chất: Nguồn lực vật chất là các yếu tố như:  tài chính, nhà xưởng, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu dự trữ, công nghệ quản lý, các thông tin môi trường kinh doanh…. Phân tích và đánh giá đúng các nguồn lực vật chất sẽ giúp tạo cơ sở quan trọng cho nhà quản trị hiểu được các nguồn lực vật chất tiềm năng, những điểm mạnh và điểm yếu so với các doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề.

– Các nguồn lực vô hình: Các nguồn lực vô hình của doanh nghiệp chủ yếu là  Ý tưởng chỉ đạo qua triết lý kinh doanh, tinh thần làm việc tốt của đội ngũ. Chiến lược kinh doanh phù hợp với môi trường trong và ngoài doanh nghiệp. Uy tín của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức hiệu quả , uy tín của nhà quản trị cao cấp, uy tín thương hiệu và thị phần sản phẩm chiếm lĩnh trên thị trường. Sự tín nhiệm và ủng hộ của khách hàng. Tính sáng tạo của nhân viên. – – Văn hóa doanh nghiệp.

Các nguồn lực nói trên của từng doanh nghiệp không đồng nhất và luôn biến đổi theo thời điểm. Nếu không phân tích môi trường kinh doanh và đánh giá đúng nguồn lực vô hình dẫn đến doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh mất các lợi thế có sẵn của mình trong kinh doanh.

III. Phân tích môi trường bên ngoài của doanh nghiệp

Phân tích môi trường bên ngoài của doanh nghiệp có 2 yếu tố môi trường ảnh hưởng đến doanh nghiệp là môi trường vĩ mô và môi trường vi mô.

Trong đó các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp là:

– Môi trường vĩ mô gồm chính trị, kinh tế, công nghệ kỹ thuật, điều kiện tự nhiên và văn hóa xã hội, dân số.

– Môi trường vi mô gồm yếu tố khách hàng, đối thủ cạnh tranh và đơn vị cung ứng.

1. Môi trường vĩ mô của nền kinh tế

– Môi trường các yếu tố chính trị

Môi trường các yếu tố chính trị bao gồm: luật pháp hiện hành của quốc gia các chính sách và cơ chế của nhà nước đối với ngành nghề kinh doanh. Các nhà quản trị doanh nghiệp phải lưu ý tới các yếu tố trên nhằm tiên đoán những thay đổi hay biến động về chính trị quốc gia, khu vực và chính trị thế giới để có những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh.

Chúng ta có thể xem xét một số yếu tố pháp luật ảnh hưởng của môi trường chính trị đến hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ: sau khi gia nhập PPT các sản phẩm nguyên liệu nhập khẩu từ các nước thành viên hiệp hội được giảm thuế, dẫn tới các doanh nghiệp không tử sản xuất nguyên liệu nữa mà chuyển sang nhập khẩu để có giá thành giảm dẫn đến cạnh tranh hơn.

Việc ổn định chính trị sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động các doanh nghiệp, các rủi ro do môi trường chính trị tạo ra thường là rất lớn dẫn đến phá sản cho doanh nghiệp. Khi thay đổi bộ máy nhân sự trong chính phủ có thể dẫn đến những thay đổi đáng kể về chính sách về kinh tế, như chính phủ có thể quốc hữu hoá doanh nghiệp theo chủ trương, tịch thu tài sản, ngăn cấm dịch chuyển ngoại tệ hoặc can thiệp hay điều chỉnh các chính sách tài chính tiền tệ quốc gia.

– Môi trường kinh tế:

Môi trường kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến doanh nghiệp là lãi xuất ngân hàng, cán cân thanh toán, chính sách tài chính tiền tệ, tỷ lệ lạm phát nền kinh tế ,chính sách thuế, tỷ giá ngoại hối và tỷ lệ thất nghiệp, giá trị tổng sản phẩm quốc nội GDP….

Các yếu tố kinh tế nói trên sẽ trở thành cơ hội cho một số doanh nghiệp cũng có thể là những thách thức đối với các doanh nghiệp khác.

– Môi trường công nghệ kỹ thuật quốc gia:

Ảnh hưởng của yếu tố công nghệ đối với quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp nào có điều kiện kỹ thuật  công nghệ và sớm ứng dụng nó vào sản xuất kinh doanh thì chiếm được lợi thế rất lớn về chất lượng, tốc độ sản xuất..từ đó tồn tại và phát triển.

Hầu như các hàng hoá sản phẩm của thế giới hiện đại được tạo ra đều dựa trên những thành tựu hay phát minh khoa học kỹ thuật -công nghệ. Có thể nói rằng, cất công nghệ càng cao thì giá trị sản phẩm càng cao theo tỷ lệ.

Kỹ thuật – công nghệ như là một bộ phận của môi trường kinh doanh bên ngoài tác động tác động đến hoạt động doanh nghiệp qua hai mặt:

+ Thứ nhất, công nghệ từ bên ngoài tác động đến doanh nghiệp thông qua công nghệ bên trong. Nếu doanh nghiệp không theo kịp bằng cách áp dụng công nghệ mới của xã hội thì các sản phẩm mình làm ra sẽ nhanh chóng lạc hậu, không thể bán được cho người tiêu dùng.

+ Thứ hai, công nghệ làm xuất hiện các đối thủ cạnh tranh tiềm năng, những đối thủ kinh doanh các sản phẩm có thể thay thế sản phẩm mà doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh. Công nghệ càng nhanh phát triển sẽ dẫn đến vòng đời sản phẩm càng ngắn lại.

– Môi trường các điều kiện tự nhiên:

Môi trường tự nhiên ảnh hưởng đến doanh nghiệp là các yếu tố tự nhiên liên quan như: Tài nguyên thiên nhiên, đất đai, khí hậu thời tiết…. các doanh nghiệp bị ảnh hưởng nếu các yếu tố tự nhiên thay đổi nên thường các doanh nghiệp tìm cách đối phó với các biến đổi này theo cách riêng của mình, việc đóng thuế môi trường là góp phần tạo sự ổn định các điều kiện tự nhiên, rất nhiều doanh nghiêp chủ động tìm cách thay thế nguyên vật liệu sử dụng năng lượng sạch hoặc nghiên cứu chế tạo, áp dụng các kĩ thuật tiên tiến để xử lý chất thải.

Môi trường các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến doanh nghiệp qua các mặt sau: Phát sinh ra thị trường cung ứng các yếu tố đầu vào cho các doanh nghiệp. Tác động đến quy mô và cơ cấu thị trường các ngành hàng tiêu dùng. Tác động làm thay đổi nhu cầu việc làm và thu nhập đại bộ phận nhân dân, do đó ảnh hưởng đến thị phần và sức tiêu thụ hàng hoá mà doanh nghiệp sản xuất ra.

– Môi trường văn hoá xã hội của doanh nghiệp.

Môi trường văn hoá xã hội của doanh nghiệp là các yếu tố văn hoá xã hội đang diễn ra trong khu vực mà doanh nghiệp hoạt động, có ảnh hưởng tới kết quả hoạt động doanh nghiệp.

Thực tế con người luôn sống trong môi trường văn hoá đặc thù khu vực, tính đặc thù của mỗi nhóm người vận động trong đó, vận động theo hai khuynh hướng là giữ lại các tinh hoa văn hoá dân tộc vùng miền, một khuynh hướng khác là hoà nhập với các nền văn hoá khác, vươn ra quốc tế.

Nhà quản trị phải biết nắm vững cả hai khuynh hướng trên để có giải pháp thâm nhập sản phẩm của nhà sản xuất một cách thích hợp vào từng loại thị trường có nền văn hoá khác nhau, văn hóa vùng miền thường được các doanh nghiệp nghiên cứu kỹ trước khi tung sản phẩm. Đối với sản phẩm có tính quốc tế thì chỉ có thể thâm nhập từng bước hoặc phải điều chỉnh thị hiếu để xâm nhập thành công vào thị trường mới.

Nhìn chung văn hoá xã hội ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp qua các mặt sau: Văn hoá hình thành nên thói quen tiêu dùng của các nhóm dân cư, từ đó hình thành nên thói quen tiêu dùng, sở thích, cách cư xử của khách hàng trên thị trường.

Ảnh hưởng đến việc hình thành và phát triển nền văn hoá bên trong của doanh nghiệp. Văn hoá quy định cách thức mà doanh nghiệp có thể dùng để giao tiếp với bên ngoài.

Từ các phân tích trên cho thấy rằng những tác động của văn hoá đến kết quả hoạt động doanh nghiệp là rất lớn, doanh nghiệp phải có cách để điều chỉnh phù hợp với môi trường văn hóa mà mình đang hoạt động.

– Môi trường dân số.

Tổng dân số và tỷ lệ bao nhiêu % dân số tiêu dùng sản phẩm sữa thường xuyên, phân loại theo khu vực thành thị nông thôn để biết đối tượng khách hàng của doanh nghiệp, từ đó có sự thiết kế hệ thống phân phối hoàn hảo.

2. Môi trường ngành

Môi trường ngành (hay môi trường nhiệm vụ) là môi trường ngành kinh doanh mà doanh nghiệp đang hoạt động trong đó; gồm tập hợp các yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp và đồng thời cũng chịu ảnh hưởng từ doanh nghiệp. Cụ thể, môi trường ngành gồm nhiều yếu tố, bao gồm: khách hàng; nhà cung cấp; đối thủ cạnh tranh; cổ đông; nhà phân phối; tổ chức tín dụng; công đoàn; công chúng; nhóm quan tâm đặc biệt. Trong đó, khách hàng; nhà cung cấp; đối thủ cạnh tranh là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và mạnh nhất tới môi trường ngành của doanh nghiệp.

- Khách hàng là những cá nhân tổ chức có nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp. Mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp là mối quan hệ qua lại. Yếu tố khách hàng có ảnh hưởng rất lớn trong chiến lược thu hút kinh doanh của từng doanh nghiệp. Nắm bắt được thị phần khách hàng riêng sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững.

- Nhà cung cấp là những cá nhân doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra các yếu tố đầu vào trong chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ của các doanh nghiệp. Số lượng, chất lượng của các nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và giá thành của sản phẩm làm ra, từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đối thủ của doanh nghiệp bao gồm các đối thủ cạnh tranh trực tiếp hiện tại và các đối thủ tiềm tàng. Đối thủ cạnh tranh hiện tại là các doanh nghiệp trong cùng một mảng thị trường, đã có vị thế vững vàng tương đương. Số lượng, quy mô và sức mạnh của các đối thủ cạnh tranh hiện tại có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối thủ tiềm tàng là các doanh nghiệp hiện chưa ra mặt cạnh tranh nhưng vẫn có khả năng cạnh tranh trong tương lai. Đối thủ tiềm tàng càng nhiều càng ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

- Cổ đông là các cá nhân hay tổ chức nắm giữ quyền sở hữu hợp pháp một phần hay toàn bộ phần vốn góp (cổ phần) của một công ty cổ phần. Chứng chỉ xác nhận quyền sở hữu này gọi là cổ phiếu. Về bản chất, cổ đông là thực thể đồng sở hữu công ty cổ phần chứ không phải là chủ nợ của công ty đó do vậy quyền lợi và nghĩa vụ của họ gắn liền với kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

- Nhà phân phối là các cá nhân và/hoặc tổ chức trung gian phân phối sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng cuối cùng. Ở một nghĩa hẹp, họ chính là khách hàng của doanh nghiệp.

- Tổ chức tín dụng có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp thông qua thị trường tài chính hoặc gián tiếp đến doanh nghiệp thông qua biến động về lãi suất.

- Công đoàn (nghiệp đoàn, liên đoàn lao động) là hiệp hội của những người làm công ăn lương có mục đích duy trì hay cải thiện các điều kiện thuê mướn họ. Sức mạnh của công đoàn là sức mạnh tập thể người lao động vào vì vậy có tác động đáng kể đến môi trường nội bộ doanh nghiệp.

- Công chúng là tập hợp các nhóm người, bao gồm cả các cá nhân liên quan đến doanh nghiệp (khách hàng, nhân viên ..). Tiếng nói hay xu hướng của công chúng không chỉ là một kênh thông tin cho tương lai mà còn có tác động không nhỏ đến doanh nghiệp.

- Nhóm quan tâm đặc biệt là các nhóm cá nhân và/hoặc tổ chức có sự chú ý đặc biệt đến một hay một số khía cạnh của hoạt đông sản xuất kinh doanh và phát triển của ngành hoặc môi trường vĩ mô của doanh nghiệp; từ đó, có tác động đến doanh nghiệp.