So sánh cách cập nhật trực tiếp với bảng và cách sử dụng biểu mẫu

Câu hỏi: So sánh cách cập nhật trực tiếp với bảng và cách sử dụng biểu mẫu.

Trả lời: 

Bảng:

+ Một bản hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc thành hàng và cột

+ Nhập và hiển thị dữ liệu cho một bảng ở chế độ trang dữ liệu

Biểu mẫu:

+ Biểu mẫu thường hiện từng bản ghi.

+ Biểu mẫu có thể nhập và hiển thị dữ liệu cho các trường từ nhiều bảng

+ Để nhập dữ liệu cho một bảng có thể tạo nhiều biểu mẫu khác nhau phục vụ cho các nhóm người dùng có quyền hạn khác nhau

→ Sử dụng biểu mẫu thuận tiện hơn

Cùng Top lời giải tìm hiểu về Bảng và Biểu mẫu nhé!

I. Bảng là gì ?

- Bảng là các đối tượng thiết yếu trong một cơ sở dữ liệu vì chúng chứa toàn bộ thông tin hoặc dữ liệu. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu của một doanh nghiệp có thể có một bảng Danh bạ lưu tên, địa chỉ email và số điện thoại của các nhà cung cấp. Vì đối tượng cơ sở dữ liệu khác phụ thuộc rất nhiều vào các bảng, do đó, bạn nên luôn luôn bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu của mình bằng cách tạo toàn bộ bảng cho chúng, rồi tạo bất kỳ đối tượng nào khác.

1. Bảng Excel là gì ?

- Bảng Excel là một đối tượng được đặt tên cho phép bạn quản lý nội dung bên trong một cách độc lập với phần còn lại của dữ liệu trang tính. Bảng đã được giới thiệu trong Excel 2007 dưới dạng phiên bản cải tiến của tính năng Danh sách trong Excel 2003 và có sẵn trong tất cả các phiên bản Excel 2010 – 2019.

- Bảng Excel cung cấp một loạt các tính năng giúp bạn phân tích và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, chẳng hạn như các cột được tính toán, tổng hàng, các tùy chọn sắp xếp, lọc tự động, tự động mở rộng bảng,… Thông thường, một bảng sẽ chứa các dữ liệu liên quan trong một chuỗi các hàng và cột. Đôi khi, bảng cũng có thể chứa 1 hàng hoặc cột duy nhất. Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy sự khác biệt giữa phạm vi thông thường và bảng.

2. Cách tạo bảng trong Excel

*Cách 1: Tạo bảng bằng Insert Table cho các dữ liệu như hình:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn tab Insert > Chọn thẻ Table hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + T / Ctrl + L.

Bước 2: Hộp thoại Create Table xuất hiện > Bạn nhập thủ công hoặc dùng chuột để chọn và khoanh vùng dữ liệu bạn muốn tạo bảng > Chọn OK.

Lưu ý: Nếu các ô dữ liệu bạn đã chọn bao gồm các ô tiêu đề thì hãy chọn cả My table has headers.

Bước 3: Kết quả của bảng được tạo sẽ như hình bên dưới.

Cách 2: Tạo bảng bằng Format as Table.

Bước 1: Tại phần Styles của tab Home, bạn chọn Format as Table.

Bước 2: Danh sách các kiểu bảng của Format as Table với nhiều loại và màu sắc khác nhau hiện ra cho bạn lựa chọn.

Bước 3: Sau khi chọn được kiểu bảng thì hộp thoại Format as Table sẽ xuất hiện > Bạn nhập thủ công hoặc dùng chuột để kéo và khoanh vùng dữ liệu bạn muốn tạo bảng > Chọn OK.

Lưu ý: Nếu các ô dữ liệu bạn đã chọn bao gồm các ô tiêu đề thì hãy chọn cả My table has headers.

Bước 4: Kết quả của bảng được tạo bằng Format as Table sẽ như hình bên dưới.

Cách 3: Tạo bảng bằng Border

- Tạo bảng bằng Border là cách tạo bảng đơn giản nhất. Thực chất, cách này chỉ tạo viền cho các ô dữ liệu để có thể ngăn cách chúng ra cho dễ nhìn nếu bạn không có nhiều yêu cầu về kiểu bảng và màu sắc.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tạo bảng. Ở phần Font của tab Home, bạn nhấn vào Border.

Bước 2: Chọn All Borders để tạo thành bảng biểu cho nội dung.

3. Cách chỉnh sửa bảng trong Excel

- Chỉnh sửa bảng chỉ giúp cho dữ liệu của bạn nổi bật hơn chứ không làm thay đổi hay xóa dữ liệu ban đầu của bạn.

Bước 1: Chọn một ô hoặc một cột bất kỳ trong bảng bạn đã tạo sẽ xuất hiện phần Table Tools > Nhấn vào mục Design.

Tại đó sẽ có các mục tùy chỉnh như:

   + Header Row: Dòng đầu của bảng để ghi các thông tin.

   + Total Row: Dòng cuối cùng của bảng để tính tổng các số lượng.

   + Banded Row: Tô màu xen kẽ và nhóm các ô.

   + First Column: Hiển thị định dạng đặc biệt cho cột đầu tiên của bảng.

   + Last Column: Hiển thị định dạng đặc biệt cho cột cuối cùng của bảng.

   + Banded Column: Tô màu xen kẽ cho cột.

- Một số tùy chọn đã được tích mặc định. Nếu bạn có thể chọn vào bỏ tích để bỏ tùy chọn không sử dụng.

Bước 2: Ở mục Table Style Options của thẻ Design, bạn chỉnh sửa các mục định dạng theo ý muốn của mình. Ở đây mình sẽ thêm hàng tổng cộng của bảng bằng cách chọn Total Row.

II. Biểu mẫu là gì ?

- Biểu mẫu là đối tượng giúp cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin một cách thuận tiện hoặc để điều khiển thực hiện một ứng dụng.

- Trong CSDL Access, biểu mẫu là một loại đối tượng được thiết kế để:

   + Hiển thị dữ liệu trong bảng dưới dạng thuận tiện để xem, nhập và sửa dữ liệu.

   + Thực hiện các thao tác thông qua các nút lệnh (do người thiết kế tạo ra).

1. Làm việc với biểu mẫu

- Để làm việc với biểu mẫu ta chọn Forms trong bảng chọn đối tượng.

*a. Tạo biểu mẫu mới

- Cách 1: Nháy đúp vào Create form in Design view để tự thiết kế biểu mẫu.

- Cách 2: Nháy đúp vào Create form by using wizard để dùng thuật sĩ.

- Ngoài ra, ta cũng có thể kết hợp cả việc dùng thuật sĩ và tự thiết kế để tạo biểu mẫu. Dưới đây chúng ta xét cách làm này:

- Nháy đúp Create form by using wizard

- Trong hộp thoại Form Wizard:

   + Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries;

   + Chọn các trường đưa vào mẫu hỏi từ ô Available Fiels

   + Nháy Next để tiếp tục.

*b. Chỉnh sửa biểu mẫu trong chế độ thiết kế

- Ta chuyển sang chế độ thiết kế để thay đổi hình thức biểu mẫu.

- Tại đây ta có thể thực hiện:

   + Thay đổi nội dung các tiêu đề;

   + Sử dụng phông chữ tiếng Việt;

   + Thay đổi kích thước trường (thực hiện khi con trỏ có dạng mũi tên hai đầu);

   + Di chuyển vị trí các trường (thực hiện khi con trỏ có dạng bàn tay),...

- Sau khi thay đổi, nháy nút lưu để lưu biểu mẫu.

2. Các chế độ làm việc với biểu mẫu

a. Chế độ biểu mẫu

- Biểu mẫu trong chế độ này thường có giao diện thân thiện và thường được sử dụng để cập nhật dữ liệu.

- Để làm việc trong chế độ biểu mẫu, thực hiện:

b. Chế độ thiết kế

- Để làm việc trong chế độ thiết kế, thực hiện:

- Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế:

   + Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thước các trường dữ liệu;

   + Định dạng phông chữ cho các trường dữ liệu và các tiêu đề;

   + Tạo những nút lệnh (đóng biểu mẫu, chuyển đến bản ghi đầu, bản ghi cuối,...) để người dùng thao tác với dữ liệu thuận tiện hơn.