Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, công việc sắp xếp, lưu trữ và quản lý một cách khoa học và logic. Dưới đây Toploigiai sẽ mang đến cho các bạn phần trả lời chính xác nhất cho câu hỏi Lưu trữ là gì? Cách lữu trữ khoa học, logic.
Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu lưu trữ gồm: tài liệu về quản lý hành chính, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu về phim ảnh, ghi âm, tài liệu về văn học nghệ thuật, về chuyên môn, tài liệu về cá nhân, gia đình, dòng họ v.v....
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm,...
Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Cách lưu trữ khoa học, logic:
- Đối với các tài liệu dạng giấy
+ Các loại tài liệu giấy cần được cho vào các loại kẹp file, bìa còng để bảo vệ
+ Có tên và số trên mỗi file tài liệu
+ Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm
+ Sau đó sắp xếp chúng theo các nhóm đã phân chia, theo quy tắc:
+ Các tài liệu ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong cùng
+ Các tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm
- Đối với các tài liệu dạng file điện tử
+ Đặt tên tài liệu, thư mục:
Hạn chế đặt tên thư mục tài liệu bằng tiếng Việt. Bởi, một số chương trình, phần mềm trên máy tính khi làm việc với thư mục có thể bị lỗi.
Đặt tên tài liệu lưu trữ ngắn gọn để việc sắp xếp di chuyển tài liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra, nếu đặt tên quá dài có thể gây ra một số lỗi về vượt quá kí tự cho phép.
Mẹo đặt tên tài liệu dễ dàng trong quá trình sắp xếp và truy xuất nhanh chóng khi sử dụng: Thêm ngày tháng năm vào tên tài liệu hoặc số thứ tự vào trước tên tài liệu.
+ Thiết lập thư mục lưu trữ
Phân cấp tài liệu thành 4 – 5 cấp để tối ưu hóa không gian máy tính cũng như giúp việc tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn.
Phân chia tài liệu theo tháng, phân nhóm tài liệu theo đầu việc.
+ Nén các tài liệu đã cũ và nhóm tài liệu theo năm.
+ Các thư mục tài liệu quan trọng nên đánh sao hoặc chèn icon, kí tự đặc biệt để tạo điểm nhấn để việc tìm kiếm dễ dàng hơn.
+ Phân quyền tài liệu xem hoặc chỉnh sửa phù hợp với từng đối tượng.
Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ. Các cấp quản lý, những người cần họach định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều thường dùng đến những tài liệu sẵn cho các công việc khác nhau của mình. Bên cạnh đó, không ít khách hàng hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta. Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu của công ty. Còn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phòng (công ty quảng cáo chẳng hạn) hoặc đơn vị nghiên cứu thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó cũng muốn tiếp cận nguồn thông tin của văn phòng. Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau:
- Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty.
- Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện.
- Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).
- Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
- Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
- Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển.
- Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.
---------------------------------
Trên đây, Toploigiai đã cùng các bạn tìm hiểu về câu hỏi Lưu trữ là gì? Cách lưu trữ khoa học, logic. Chúng tôi hi vọng bài viết này hữu ích với các bạn, chúc các bạn học tốt.