Cách viết mail cho thầy cô?

Các bạn trẻ gen Z hiện nay không xa lạ gì với việc gửi mail rồi phải không nào? Thế nhưng viết mail sao cho lịch sự, ngắn gọn và người đọc hiểu hết được nội dung thì không phải ai cũng biết. Hãy để Toploigiai bật mí cách viết mail cho thầy cô trong bài viết dưới đây nhé!

Bố cục của Email

Để có một email đẹp gửi cho thầy cô của mình, chúng ta cần nắm rõ bố cục của một email để viết sao cho đúng. Một email đầy đủ sẽ gồm những phần sau:

- Người gửi (From): Chính là tên người gửi, địa chỉ mail của người gửi. Khi viết mail cho thầy cô nên sử dụng tên mail của mình dưới dạng tên cá nhân, tránh dùng nickname.

- Người nhận (To): đó là thầy cô giáo, tên và địa chỉ mail của thầy cô. Trong mục này, sẽ có 3 cấp người nhận:

+ To: Người nhận trực tiếp

+ CC (carbon copy = bản sao): Người có liên quan, có tham gia tới nội dung email. Người nhận trực tiếp sẽ biết email có gửi cho người được CC

+ BCC (blind carbon copy = bản sao tạm): Người theo dõi công việc mà chỉ người gửi biết, người nhận không biết (cả TO và CC đều không biết có BCC)

Tùy từng mục đích mà chúng ta điền địa chỉ người nhận cho phù hợp.

- Tiêu đề thư (Subject): Tiêu đề thư là tổng quát nội dung của mail mà ta muốn truyền đạt để người nhận biết được nội dung đó quan trọng hay không quan trọng, gửi đến với mục đích gì. Do đó, tiêu đề thư cần ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm, viết hoa những từ khóa quan trọng hoặc đặt từ khóa trong dấu ngoặc vuông,…

- Nội dung: Đây là phần nội dung của mail. Để đảm bảo nội dung của mail đúng, đủ những thông tin cần truyền đạt, chúng ta cần lưu ý:

+ Nội dung thống nhất với tiêu đề thư đã viết ở trên.

+ Nội dung trình bày mạch lạc, rõ ràng. Có thưa gửi để thể hiện phép lịch sự, nếu là lần đầu tiên gửi thư cần giới thiệu sơ qua về bản thân để người nhận biết mình là ai.

+ Không nên lan man và nói quá nhiều vấn đề trong cùng một mail.

+ Hãy soát lại nội dung để tránh các lỗi chính tả.

- Phần kết thư: thể hiện sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận.

- Tài liệu kèm theo: Một số email có tài liệu đính kèm như báo cáo, CV,… cần đính kèm để người nhận nắm được thông tin chi tiết.

Cách viết mail cho thầy cô?

Khi viết mail cho thầy cô, bạn hãy viết theo bố cục dưới đây

* From: sử dụng email @sinhvienhoasen.edu.vn

* To: gửi đến đúng email của GV

* CC: gửi đến email của GV có liên quan

* Subject. Chủ đề chính của email [gồm HK liên quan, nội dung ...

* Message:

- Lời chào GV

- Giới thiệu ngắn gọn về SV

- Nội dung mong muốn (viết theo từng câu, ngắn gọn, đi vào ý chính)

- Kết thúc

- Lời chào GV

- Thông tin SV (MSSV, Họ tên, Email, ...)

Để viết được một mail ấn tượng, thu hút người nhận quan tâm thì cần chú ý những điểm sau:

- Hãy sử dụng mail cá nhân của bạn bởi thầy cô nhận được rất nhiều mail khác nhau. Trong số đó có những mail rác, nếu dùng mail có tên nickname rất dễ thầy cô sẽ bỏ qua thư của bạn.

- Nhắc cho thầy cô biết bạn là ai? Bởi có những thấy cô dạy rất nhiều học sinh, sinh viên, nếu bạn không giới thiệu thì thầy cô không biết bạn là ai? Gửi mail đến với mục đích gì? Thông thường, thông tin giới thiệu thường là họ tên, lớp, môn học mà thầy cô đó phụ trách.

- Tiêu đề mail ngắn gọn, thể hiện được nội dung mail. Phần nội dung đi thẳng vào vấn đề cần trao đổi, không lan man, như vậy bạn sẽ nhận được câu trả lời nhanh hơn. 

- Viết câu văn hoàn chỉnh để thể hiện thái độ lịch sự và tính chuyên nghiệp. Sử dụng ngôn từ lịch sự, tôn trọng thầy cô, không đưa các biểu tượng cảm xúc, viết in hoa, xuống dòng, ngắt đoạn sao cho đúng. Nó khác hẳn với việc chúng ta nhắn tin với bạn bè qua mạng xã hội. 

- Đưa ra yêu cầu lịch sự vì bạn đang là người cần sự giúp đỡ từ thầy cô giáo, không được đòi hỏi quá mức. Như vậy chỉ càng bất lợi cho bạn và khả năng không có lời giải đáp từ thầy cô là rất cao. 

- Đừng quên lời chào ở đầu thư và lời cảm ơn ở cuối thư. Đây là phép giao tiếp lịch sự cơ bản mà mỗi người cần phải biết. Vì thế, đừng để lời chào làm mất điểm của bạn trước thầy cô nhé.

- Sau khi được thầy cô trả lời, hãy phản hồi lại để thầy cô biết rằng mình đã tiếp nhận được thông tin.

Các mẫu viết mail cho thầy cô

Cách viết mail cho thầy cô – Mẫu số 1

From: Nguyen Van Trung <[email protected]>

To: Hoang My Binh <[email protected]>

Subject: Gặp thầy trao đổi trực tiếp về thông tin học tập

Message:

Em chào cô Bình,

Em tên là Nguyễn Văn Trung, học lớp….. Trường……

Em có 1 số thắc mắc về việc học thêm văn bằng 2 tại trường mình.

Em xin phép được trao đổi trực tiếp với cô vào lúc 15h00 ngày 15/9 tại phòng tiếp sinh viên được không? Em mong được phản hồi từ cô.

Cám ơn cô,

Chúc cô nhiều sức khỏe

Cách viết mail cho thầy cô – Mẫu số 2

Subject: Xin nghỉ học do ốm

Kính gửi: Thầy Minh,

Em tên là Vương Hoàng Yến, sinh viên lớp Kinh tế đầu tư 3 Đang theo học môn Toán kinh tế do thầy giảng dạy.

Chiều nay, ngày 25/9 em có tiết học của thầy lúc 15h00 nhưng do em bị ốm (cảm cúm và sốt) nên em không thể đến trường được. Vậy em viết thư này mong thầy cho em xin nghỉ học buổi chiều ngày hôm nay. Em hứa sẽ ghi chép bài và làm bài tập đầy đủ.

Em xin chân thành cám ơn

--------

Vương Hoàng Yến

Lớp Kinh tế đầu tư 3 – Trường Đại học Tân Trào

Điện thoại: 0123456789 – Email:……..

Cách viết mail cho thầy cô – Mẫu số 3

Subject: Báo cáo thực tập

Kính gửi: Cô Hoa

Em tên là Trần Hoài Nam, sinh viên lớp…….

Em vừa hoàn thành kỳ thực tập tại…… Nay em đã làm xong báo cáo thực tập về chủ đề…… Được sự hướng dẫn tận tình, chỉ bảo của cô nhưng trong quá trình thực hiện không tránh khỏi sự thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý của cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Em gửi trong đính kèm file. Mong được phản hồi sớm từ cô

Em xin cảm ơn!

------

Tran Hoai Nam

Lớp K31 Toán Trường Đại học A

Cách viết mail cho thầy cô – Mẫu số 4

Kính gửi thầy cô trong Ban cổ vẫn viện Công nghệ thông tin và Truyền thông

Tên em là:

Mã số sinh viên:

Lớp: KHMT-03

Khoá: K62

Hiện tại em có hai thắc mắc lớn muốn hỏi các thầy cô:

1. Hiện tại, em đang có ý định làm đồ án tốt nghiệp hệ Cử nhân chuyên ngành CNPM. Tuy nhiên, em vẫn chưa đăng kí môn học Thực tập kĩ thuật. Theo nguyên tắc, học phần này cần được hoàn thành trước khi đăng kí đồ án tốt nghiệp; vì vậy không thể đăng kí học phần này và đồ án tốt nghiệp trong cùng một học kì. Em muốn hỏi rằng liệu có cách nào để em hoàn thành cả 2 học phần này trong học kí tới để tốt nghiệp đúng hạn được không ạ?

2. Theo chương trình đào tạo, hệ cử nhân CNPM còn phải học thêm học phần nào nữa không hay đó là tất cả các tín chỉ còn lại mà hệ cử nhân cần hoàn thành ạ?

Em xin cảm ơn!

Chúc thầy cô một buổi tối vui vẻ!

Cách viết mail cho thầy cô – Mẫu số 5

Subject [HK13 1B] Chương trình đào tạo của TV11 

Message:

Em chào thầy,

Em là…..

Hôm nay, có một số bạn gửi cho em file Chương trình đào tạo (CTĐT) của ngành và nói là đã download ở website của trường. Sau khi xem qua thì em thấy file đó đã cập nhật các môn học bằng tiếng Anh

Em có đình kèm theo email, thầy xem xét giúp em file này có chính xác không vì hiện tại file CTĐT trên website của trường không thể download được (Link tải:…..)

Vui lòng phản hồi giúp em

Em cảm ơn

Chúc thầy sức khỏe

----------------------

Trên đây Toploigiai đã hướng dẫn cách viết mail cho thầy cô và đưa ra một số mẫu cơ bản để viết mail cho đúng và lịch sự. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn có một mail ấn tượng. Chúc bạn luôn vui vẻ!