Sắp xếp dữ liệu trong bảng Word

Khi tạo các dạng bảng kiểu danh sách trong Word, để tiện cho việc tìm kiếm hay công việc, ta có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng theo thứ tự nào đó. Ví dụ, như sắp xếp họ tên theo thứ tự A B C (Từ A đến Z), hay sắp xếp cột điểm từ cao tới thấp.

Sắp xếp dữ liệu là hoán đổi vị trí các hàng của bảng để giá trị dữ liệu trong một hay nhiều cột được sắp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần.

1. Sắp xếp dữ liệu trong bảng Word

Sau khi tạo bảng ta sẽ thêm dữ liệu rồi định dạng bảng cho nó đẹp, làm xong ta sẽ được một bảng biểu tương tự như hình dưới.

Trường hợp muốn sắp xếp Họ tên bạn cần tạo cột Tên và cột Họ.

Bước 1: Bôi đen bảng biểu sau đó đến tab Home chọn Sort (Nút có hình chữ A trên chữ Z, có thêm mũi tên bên cạnh).

>>> Xem thêm: Sắp xếp tăng dần trong SQL

Bước 2: Ngay sau đó hộp thoại Sort sẽ xuất hiện. Tại phần Sort by, nhấp vào mũi tên chỉ xuống rồi chọn tiêu đề của cột muốn sắp xếp, ở đây ta chọn Tên.

Tiếp đó chọn kiểu sắp xếp ở bên phải, Ascending là tăng dần, Descending là giảm dần. Bấm Ok là xong.

Nếu trùng tên, ta có thể sắp xếp theo họ, đến dòng Then by chọn tiêu đề Họ. Nếu trùng cả tên lẫn họ, bạn có thể lấy cột khác để sắp xếp như cột Điểm chẳng hạn.

Nếu bảng của bạn không có tiêu đề mà chỉ có dữ liệu không thôi, bạn chọn No header row ở phía dưới rồi mới tiến hành sắp xếp nhé.

>>> Xem thêm: Sắp xếp theo thứ tự ABC trong SQL

2. Sắp xếp cột Số thứ tự (STT)

Nếu trong bảng của bạn có cột số thứ tự thì thường sau khi sắp xếp xong ta sẽ thấy nó rất lộn xộn, muốn nó trận tự lại bạn làm như sau:

Bước 1: Bôi đen cột Số thứ tự (STT).

Bước 2: Sau đó đến tab Home chọn Sort. Trong hộp thoại Sort bạn nhấp vào Options.

Bước 3: Trong hộp thoại Sort Options, bạn đánh dấu tích vào ô Sort column only sau đó bấm Ok.

Làm đúng theo hướng dẫn là bạn đã sắp xếp được dữ liệu trong bảng Word rồi đấy. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết thêm về một tính năng rất hay trong Word, chúc bạn có một bài học thật bổ ích.

3. Cách sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong Word

Khi xử lý bảng biểu Word, đặc biệt với bảng dữ liệu có Họ tên thì người dùng cần phải sắp xếp nội dung theo bảng chữ cái ABC. Điều này sẽ giúp người xem dễ dàng tìm kiếm tên và nội dung đi kèm, thay vì bảng dữ liệu xếp lộn xộn tên.

a) Sắp xếp tên trên Word theo thứ tự ABC

Bước 1: Tại bảng Word bôi đen vào cột Tên hoặc bất kỳ cột nào mà chúng ta muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Bước 2: Nhấn vào tab Layout rồi chọn vào công cụ Sort để mở hộp thoại Sort.

Bước 3: Xuất hiện giao diện mới. Tại đây chúng ta sẽ tiến hành thiết lập các mục như dưới đây.

Phần Sort by nhập tên cột cần sắp xếp, My list has bạn chọn Header row nếu bước 1 bạn chọn cả tiêu đề cột để Word không sắp xếp ô đầu tiên. Nếu không chọn tiêu đề cột thì tích chọn vào No header row.

Tiếp đến lựa chọn kiểu sắp xếp nếu theo kiểu tăng dần A > Z bảng chữ cái ABC thì tích chọn hết vào Ascending, ngược lại thì tích chọn vào Desending.

Cuối cùng nhấn OK để lưu lại tiến hành xếp dữ liệu. Kết quả bảng dữ liệu đã được sắp xếp lại cột Họ và Tên theo đúng bảng chữ cái ABC, các cột dữ liệu còn lại cũng sẽ tự động được xếp theo.

b) Sắp xếp tên trùng nhau theo ABC

Trong trường hợp tên trùng nhau thì chúng ta cần phải sắp theo Họ và Tên đệm đi kèm.

Bước 1: Bạn cần bôi đen cả cột Họ và cột Tên trong bảng dữ liệu sau đó cũng tích vào tab Layout rồi chọn công cụ Sort.

Bước 2: Trong giao diện này chúng ta sẽ tiến hành thiết lập các mục bao gồm:

• Sort by sẽ nhập cột Tên trong bảng dữ liệu.
• Then by nhập cột Họ trong bảng dữ liệu.
• Kiểu sắp xếp chọn lựa giữa Ascending hoặc Descending.
• Phần My list has nếu chọn cả tiêu đề cột thì chọn Header row, nếu không thì chọn No header row.

Cuối cùng nhấn OK để sắp xếp dữ liệu. Kết quả chúng ta sẽ thấy những tên trùng nhau sẽ dựa trên Họ và Tên đệm để sắp xếp. Ở đây có 2 học sinh trùng tên là Phạm Nghĩa Trung và Phạm Tuấn Trung. Khi sắp xếp cả Họ và Tên theo thứ tự A > Z thì Phạm Nghĩa Trung sẽ xếp trước.

---------------------------------

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu xong về cách sắp xếp dữ liệu trong bảng Word và một số kiến thức liên quan, Top lời giải chúc các bạn có được một kiến thức bổ ích và đạt kết quả học tập như mong muốn.