Lý thuyết Tin học 12: Bài 4. Cấu trúc bảng

Bài 4: Cấu trúc bảng

1. Các khái niệm chính

Bảng: Là một đối tượng của Access gồm các cột và các hàng để chứa dữ liệu mà người dùng cần khai thác.

- Trường (field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ thể cần quản lí

- Bản ghi (record): Mỗi bản ghi là một hàng bao gồm dự liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lí

- Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu

- Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:

Bảng 1. Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access​

2. Tạo và sửa cấu trúc bảng

a. Tạo cấu trúc bảng

Bước 1. Chọn đối tượng Table -> nháy đúp Create Table in Design view

Hình 2. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế​

Bước 2. Nhập các thông số:

- Tên trường vào cột Field Name;

- Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type;

- Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc);

- Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.

Hình 3. Cửa sổ cấu trúc bảng​

Hình 4. Chọn dữ liệu cho một trường​

* Một số tính chất thường dùng của trường:

- Field size: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường kiểu text, number, autonumber;

- Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu;

- Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới;

- Thay đổi tính chất của một trường: Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.

Bước 3. Chỉ định khóa chính (Primary key)

- Khóa chính: là một hay nhiều trường mà giá trị của chúng xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng

- Các thao tác thực hiện:

+ Chọn trường làm khóa chính;

+ Nháy nút 

 hoặc chọn lệnh Edit chọn Primary key trong bảng chọn Edit;

+ Access hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết trường đó được chỉ định làm khoá chính.

Lưu ý:

- Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên ID với kiểu AutoNumber

- Access không cho phép nhập giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khóa chính

Bước 4. Lưu cấu trúc của bảng

- Chọn File chọn Save hoặc nháy chọn nút lệnh 

- Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As

- Nháy nút OK hoặc ấn phím Enter

b. Thay đổi cấu trúc của bảng

- Thay đổi thứ tự các trường:

+ Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ

+ Xuất hiện hình nằm ngang trên trường đã chọn

+ Rời chuột đến vị trớ mới, thả chuột

- Thêm trường:

+ Trỏ chuột vào trường đó chọn

+ Kích phím phải chuột chọn Insert Rows

- Xóa trường:

+ Chọn trường muốn xóa

+ Kích phải chuột/Delete Rows

- Thay đổi khoá chính:

+ Chọn trường muốn hủy khóa chính

+ Kích vào biểu tượng 

c. Xoá và đổi tên bảng

- Xóa bảng:

+ Trong cửa sổ CSDL, kích phải chuột vào bảng muốn xóa, chọn lệnh Delete/ chọn Yes để khẳng định muốn xóa

- Đổi tên bảng:

+ Kích phải chuột vào bảng muốn đổi tên

+ Chọn lệnh Rename

+ Nhập vào tên mới và Enter