Cách tạo mẫu hỏi trong access

Câu hỏi:

Cách tạo mẫu hỏi trong access? Sử dụng CSDL QUANLI_HS, tạo mẫu hỏi liệt kê và sắp thứ tự theo tổ, họ tên, ngày sinh của các bạn nam.

Trả lời:

Thực hiện các thao tác sau đây:

a. Mở cơ sở dữ liệu QUANLI_HS:

Có 2 cách để mở CSDL đã có:

- Cách 1: Nháp chuột lên tên CSDL (nếu có) trong khung New File;

- Cách 2: Chọn lệnh File → Open…. rồi tìm và nháp đúp vào tên CSDL cần mở.

b. Tạo mẫu hỏi:

- Bước 1. Chọn đối tượng Queries; 

- Bước 2. Chọn dòng lệnh Create query in Design view;

- Bước 3. Trong của sổ Show table → chọn tên bảng HOC_SINH → Add → Close; 

- Bước 4. Các trường đưa vào mẫu hỏi: Hodem, Ten, Ngsinh, To, GT. Mô tả điều kiện mẫu hỏi trong vùng lưới QBE. Trong lưới QBE, trên dòng Criteria, tại các cột GT = "Nam". 

Cùng Top lời giải tìm hiểu cách tạo câu hỏi truy vấn nhé.

1. Câu hỏi truy vấn là gì?

Câu hỏi truy vấn là một cách để tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu từ một hay một vài bảng dữ liệu khác nhau. Chạy một câu hỏi query cũng giống như việc đưa ra một câu hỏi chi tiết cho cơ sở dữ liệu trả lời vậy. Khi bạn tạo lập 1 Query trong Access thì bạn cũng đã tự thiết lập một chuỗi các điều kiện tìm kiếm để sang lọc được dữ liệu cần.

2. Query là gì?

Query là công cụ của Access được dùng để truy vấn dữ liệu trên một hay nhiều bảng trong csdl mà từ nó có thể giải quyết các yêu cầu liên quan đến cơ sở dữ liệu Query cũng được dùng như một nguồn dữ liệu khác cho các công cụ khác như Form, Report, hay Query khác.

Query có khả năng tìm kiếm thông tin tốt hơn rất nhiều so với cách tìm kiếm thông thường hay các bộ lọc dữ liệu. Lý do là bởi nhờ có query mà ta có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Chẳng hạn, lệnh Search có thể giúp bạn tìm được tên một người cụ thể trong danh sách khách hàng của công ty, trong khi thông qua bộ lọc filter thì ta có thể tìm được danh sách các món ăn được gọi trong tuần trước, tuy nhiên với Query bạn hoàn toàn có thể truy cập cùng lúc cả 2 loại dữ liệu trên

Các yêu cầu thường được đưa ra khi truy vấn dữ liệu bao gồm:

+ Tổng hợp và hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng

+ Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước

+ Tạo bảng, thêm, xóa sửa dữ liệu.

+ Sắp xếp các bản ghi.

+ Thực hiện tính toán như tính trung bình cộng, tính tổng, đếm bản ghi, ...

- Các dạng query chính:

+ Truy vấn chọn (Select query)

+ Truy vấn chéo bảng ( Crosstab Query)

+ truy vấn tạo bảng (Make Table Query)

+ Truy vấn thêm (Append Query)

+ Truy vấn cập nhật (Update Query)

+ Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query)

3. Bài tập thực hành

Giả sử sắp tới tiệm bánh có một dịp lễ đặc biệt và khách mời sẽ là những người dân sống xung quanh bởi họ có khả năng cao sẽ đến tham dự. Điều này yêu cầu ta phải chuẩn bị một danh sách những người được mời đáp ứng được yêu cầu trên, và chỉ những người đó là được mời.

- Bước 1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, và tìm đến phần Queries

- Bước 2: Chọn lệnh Query Design

- Bước 3: Khi đó trên Access sẽ xuất hiện cửa sổ Query Design. Trong hộp thoại Show Table, hãy lựa chọn tên bảng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp này ta đang quan tâm đến danh sách khách mời vì vậy hãy click vào mục Customers trong bảng

- Bước 4: Click nút Add và sau đó click Close

- Bước 5: Bảng dữ liệu được chọn sẽ hiển thị dưới dạng một cửa sổ nhỏ trong phần phụ lục Object Relationship. Trong cửa sổ đó, click đúp vào phần tên mục làm tiêu chí xét duyệt mà bạn muốn thêm vào nội dung của query. Sau đó chúng sẽ được thêm vào bảng dạng lưới ở phía dưới. Trong ví dụ này, ta chỉ gửi thư mời đến một vài khách hàng sống tại một số khu vực nhất định, vì vậy ta sẽ chọn: Tên, Họ, Tên Phố, Tên Thành phố và Mã bưu điện

- Bước 6: Chọn từng tiêu chí một bằng cách click vào từng ô trong mục Criteria: row , đó sẽ là mỗi trường của bộ lọc. Điền các tiêu chí vào nhiều hơn 1 trường trong mục Criteria: row, sẽ quy định rõ là chỉ thể hiện kết quả truy vấn đáp ứng đủ tiêu chí đề ra. Nếu bạn muốn đặt ra nhiều tiêu chí nhưng không muốn thể hiện chúng ở trong nội dung khai báo thì ta sẽ điền tiêu chí thứ nhất vào Criteria: row và tiêu chí thứ hai điền vào Criteria: or hoặc một dòng khác nằm dưới dòng đó. Chẳng hạn ta cần tìm khách mời đến từ vùng Raleigh hoặc đến từ vùng có mã bưu điện là 27513, ta sẽ điền “Raleigh” vào mục City và “27513” vào dòng or: trong mục Zip Code. Việc ghi các ký tự trên trong dấu ngoặc kép giúp việc tìm kiếm trở nên chính xác hơn.

- Bước 7: Sau khi thiết lập được các tiêu chí lọc, bạn hãy cho chạy query bằng cách bấm vào lệnh Run trên tab Design

- Bước 8: Kết quả của query sẽ được thể hiện trong cửa sổ Datasheet, được bố trí như dạng bảng. Bạn có thể lưu lại query bằng lệnh Save trong thanh công cụ Truy cập nhanh. Khi được hỏi về tên gọi, hãy đặt tên cho query của mình và bấm OK là xong.